Įvadas

Klaipėdos Universiteto Tarptautinių ryšių skyrius (KU TRS) atlieka universiteto rektoriaus patvirtintais įstatais reglamentuotą veiklą, kuri apima studentų ir dėstytojų mainų programas su kitais „Erasmus aukštasis mokslas" projekte dalyvaujančiais užsienio universitetais. Šiuo projektu siekiama plėtoti aukštąjį mokslą, dalintis patirtimi tarp Europos Bendrijos valstybių-narių mokslo institucijų. Projektą koordinuoja TRS darbuotojai, teikiantys informaciją ir koordinuojantys visų norinčių pasinaudoti Erasmus programa dalyvių veiksmus dokumentų įforminimo srityje tiek prieš išvykimą, tiek ir jo metu.

Tarptautinių ryšių skyrius savo veikloje privalo aprėpti didelius duomenų srautus, todėl iškyla informacijos kaupimo ir apdorojimo problema. Vienas iš galimų jos sprendimo būdų yra kompiuterizuotos informacinės sistemos sukūrimas, kurios pagrindinis tikslas ir yra efektyvus darbas su duomenimis, automatizuojant daugelį informacijos apdorojimo procesų. Pritaikius tokią sistemą išauga įmonės darbo efektyvumas, sumažėja žmogiškojo faktoriaus tikimybė įvedant duomenis ir atliekant sistemingą jų apdorojimą.

Tokia informacinė sistema buvo pradėta kurti 2007 m., tačiau ji apima tiktai studentų mainų programos procesus. Šis darbas (kartu su R.L.) skirtas tolimesnei sistemos plėtotei, projektuojant ir įgyvendinant informacinės sistemos posistemę, skirtą dėstytojų mainų programos koordinavimui ir vykdymui.

Darbo tikslas: Suprojektuoti ir įgyvendinti Erazmus programos dėstytojų mainų informacinę sistemą remiantis KU Tarptautinių ryšių skyriaus atitinkamos veiklos analize.

Darbo uždaviniai:

1.      Išanalizuoti esamos IS studentų mainų programos modulį (analizė atlikta 1.4 skyriuje)

2.      Išanalizuoti Erasmus institucijos veikimo principus (detaliai  institucijos veikla aprašyta 2.1, 2.2, 2.3 skyriuose)

3.       Atlikti sistemos projektavimo darbus:

3.1 Sudaryti sistemos specifikaciją (2.5.1 skyriuje pateikti sistemos naudotojų poreikiai bei apibrėžti reikalavimai kuriamai programai)

3.2 Sukurti eskizinį sistemos projektą (3.1 skyriuje pateiktos sistemos srautų diagramos, architektūros ir duomenų bazės modeliai)

3.3 Atlikti detalų sistemos projektavimą (3.2, 3.3 skyriuose pateiktas duomenų apdorojimo modelis bei detalus sistemos veikimo išaiškinimas) ir kartu su R. Labženčiu užtikrinti jos programinį įgyvendinimą.

1.        Įstaigos kompiuterizuotos informacinės sistemos

1.1              Įmonių aprūpinimo informacinėmis technologijomis būtinybė

1.1.1        Automatizuota valdymo sistema

Tobulinant firmų valdymą, kuriamos automatizuotos valdymo sistemos (AVS). Pati AVS kūrimo sąvoka apima dvejopo pobūdžio darbus: 1. Sistemos analizę, valdymo principus, sistemos struktūros bei valdymo funkcijų parinkimą. 2 . Atskirų funkcijų automatizavimą panaudojant kompiuterius. Valdymo sudėtingumą firmoje supaprastintai galima išreikšti skaičiumi dokumentų arba operacijų, kurias reikia atlikti apdorojant šiuos dokumentus. AVS įgalina automatizuotai rinkti ir apdoroti informaciją, taikyti pagrindinių valdymo uždavinių ir posistemių automatizavimo metodus, laikyti atmintyje ir naudoti informaciją, vykdyti racionalią dokumentų apyvartą sistemoje. Taip pat yra efektyviau spendžiami prognozavimo, perspektyvinio planavimo, išteklių optimizavimo ir naudojimo uždaviniai. [7]

1.1.2        Valdymo sprendimų priėmimo aprūpinimo sistema

Skaičiavimo technikos spartus vystymas keičia supratimą apie valdymo veiklos automatizavimo galimybes. Panaudojant profesionalius kompiuterius, atsiranda galimybė pradėti kurti valdymo sprendimų priėmimo aprūpinimo sistemas (VSPAS). Šių sistemų pagrindinis tikslas yra teikti pilną informaciją apie gamybą patogia forma ir reikiamu momentu. Tai leidžia pakelti valdymo sprendimų kokybę ir efektyvumą. Daugumos įmonių vadovų pagrindinis darbo objektas ir rezultatas yra informacija. [7]

Štai tokius maksimalius reikalavimus galima pateikti valdymo sprendimų priėmimo aprūpinimo sistemai:

1. Susistemintos informacijos saugojimas

2. Greita reikiamos informacijos paieška

3. Nuolatinis informacijos atnaujinimas

4. Saugomos informacijos atnaujinimas

5. Antrinių duomenų automatinis perskaičiavimas pasikeitus pradinei informacijai

6. Galimybė svarbius duomenis atvaizduoti lentelių arba grafikų pavidalu

7. Duomenų statistinis apdorojimas tendencijoms ir prognozėms nustatyti

8. Galimybė gauti ekrano vaizdo dokumentinę kopiją

9. Galimybė toliau tobulinti sistemą. [7]

1.2              Organizacijos sistemos

 Sistema - tai susijusių dalių rinkinys, kuris funkcionuoja siekdamas vieningo tikslo. Sistemoje galima išskirti posistemius. Jų sąveika  valdoma stimulų ir rolių (vaidmenų) aibėmis, kurias apibrėžia išorinė aplinka.

Sistemos pavyzdys:

Gaminami (surenkami) kokie nors gaminiai (kompiuteriai, šaldytuvai, ...). Klientas užsako, apmoka sąskaitas, gauna ar grąžina (nekokybiškus) gaminius. Sistemos posistemiai apdoroja ir vygdo užsakymus, pateikia sąskaitas, gauna apmokėjimus. [1]

1 pav. Organizacijų sistemos [1]

Sistemos išorėje esantis klientas su sistema sąveikauja pateikdamas užsakymus, kurie sistemoje inicijuoja informacijos srautus ir atitinkamų verslo posistemių veiklą. Organizacijos sistemoje galima išskirti du svarbius dalykus - valdymo struktūrą ir sprendimų priėmimo procesą. Tai gana sudėtingi dalykai, kuriems reikalingos viena ar kelios sistemos, specialiai sukurtos jiems remti. Tai - informacijos sistemos

1.3              Informacijos sistemos

Mes gyvename informacinėje visuomenėje, kur ekonominės veiklos pagrindu tapo informacijos parengimas ir taikymas su svarbiausiu ribojančiu veiksniu - turimų žinių trūkumu. Informacijos stoka neleidžia pritaikyti visų informacinių technologijų (IT) teikiamų paslaugų. Atsiranda konkurencinė kova tarp įmonių, galinčių kokybiškiau ir greičiau pagaminti, sukurti ar patobulinti produktą, skirtą plačiajai rinkai. Įmonė privalo būti modernizuota, t.y. aprūpinta naujausiomis informacinių sistemų technologijomis. Vis didesnis dėmesys privalo būti skiriamas informacijai, jos kaupimui ir apdorojimui. Kadangi žmogus pasižymi gana ribotomis informacijos kaupimo galimybėmis, reikalinga alternatyvi sistema, lengvai, kokybiškai ir greitai atliekanti visas šias operacijas.

IT siaurąja prasme - informacinių sistemų techninė dalis: techninė įranga, DB valdymo sistema, kompiuterinis tinklas, sisteminė programinė įranga ir kiti  įrenginiai. [1]

IT plačiąja prasme - organizacijos techninė, komunikacinė ir programinė įranga.

IT turi atitikti veiklos sričių poreikius. Atsiradus naujiems veiklos uždaviniams ar pasikeitus veiklos pobūdžiui, seni IT sprendimai turi būti modifikuojami.

IT technologijų dalis, įdiegta organizacijoje ir yra informacijos sistema: tai techninis-programinis kompleksas, kurio paskirtis - informacijos surinkimas ir jos patikimas saugojimas kompiuterio atmintyje, konkrečiam taikymui reikalingi skaičiavimai ir informacijos apdorojimas, jos pateikimas vartotojams, patogios ir lengvai įsisavinamos sąsajos užtikrinimas. Paprastai organizacijos informacijos sistema (darbų su informacija ir priemonių visuma) yra dalinai kompiuterizuota, skirstoma į nekompiuterizuotą dalį ir kompiuterizuotą dalį. Kadangi nekompiuterizuoti darbai su informacija nebus nagrinėjami, terminas „kompiuterizuota informacijos sistema" bus pakeistas į  "informacijos sistema (IS)". (IS) surenka, apdoroja, saugo, analizuoja ir paskirsto informaciją, turinčią konkrečią paskirtį organizacijos veikloje. Taip pat apdoroja įeigą (duomenis) ir suformuoja išeigą (ataskaitas, suvestines), kuriuos nusiunčia vartotojui arba kitai sistemai ir veikia tam tikroje aplinkoje: organizacinėje aplinkoje, technologinėje aplinkoje. [1]

1.3.1        Informacijos sistemos klasifikavimas pagal atskirus kriterijus

1. Pagal sistemos paskirtį: 1) Strategines sistemas, skirtas pirmavimui konkurencinėje kovoje.  2) Nuolatinio veiklos tobulinimo darbų sistemas. 3) Verslo proceso reinžinerijos (BPR) sistemas.  4) Verslo partnerystės sistemas.  5) Elektroninės komercijos sistemas

2. Pagal organizacinės struktūros lygmenis: 1) Padalinių IS. Šio tipo IS dažniausiai būna skirta tik konkrečią funkciją atliekančiam padaliniui, pvz., žmogiškųjų išteklių valdymo IS, skirta personalo skyriui. 2) Organizacijos IS. Šio tipo IS skirta kelių arba visų organizacijos padalinių funkcijų kompiuterizavimui 3) Tarporganizacinės IS. Tai sudėtingos IS, kompiuterizuojančios kelių organizacijų veiklos procesus ar funkcijas, pvz.: pasaulinė aviabilietų rezervavimo sistema

3. Pagal funkcines veiklos sritis: 1)Apskaitos IS - kompiuterizuoja organizacijos apskaitos procesus. 2) Finansų IS - kompiuterizuoja organizacijos finansų valdymą. 3) Gamybos IS - kompiuterizuoja gamybos procesus, jų valdymą ir kontrolę. 4) Rinkodaros IS - kompiuterizuoja veiklos rinkodaros procesus. 5) Personalo IS - kompiuterizuoja organizacijos personalo valdymo funkcijas

4. Pagal pagalbos pobūdį: 1) TPS - transakcijų IS (kiekvienai funkcinei veiklos sričiai). 2) MIS - vadybos informacijos sistema (Management IS).  3) OAS - raštinės IS  (Ofiso IS). 4) GSS - grupinio darbo informacijos sistemos (group suport system). 5) DSS - sprendimo priėmimo IS. 6) EIS - vadovo IS (Executive IS). 7) ISS - intelektualios IS: ekspertinės sistemos (ES), neuroninių tinklų sistemos (ANN)

5.Pagal architektūrą: 1) Didžiųjų skaičiavimo mašinų pagrindu veikiančios IS - Mainframe sistemos. 2) Atskirų personalinių kompiuterių pagrindu sudarytos IS. 3) Paskirstytos informacijos sistemos (distributed IS)

6. Pagal veiklos valdymo lygmenį: 1) Operatyvaus valdymo IS arba gamybos IS (Operational IS). 2) Vadybos IS (Managerial IS). 3) Strateginės IS (Strategic IS)

7. Integravimo laipsnį: 1) Medžiagų planavimo sistemos MRP (Material Planning Systems). 2) Gamybos išteklių planavimo  sistemos MRP II (Manufacturing Planning Systems). 3) Integruotos gamybos valdymo sistemos CIM (Computer Integrated Manufacturing Systems). 4) ERP sistemos - veiklos išteklių planavimo sistemos (ERP - Enterprise Resource Planning Systems).[1]

1.3.2        Informacijos sistemos sudėtis

Pagrindiniai kiekvienos informacijos sistemos komponentai yra:

Techninė įranga - įrenginių rinkinys, tokių kaip procesorius, monitorius, klaviatūra ir spausdintuvas, kurie priima duomenis, apdoroja ir išveda juos Programinė įranga - programų rinkinys, kuris įgalina techninę įrangą apdoroti duomenis Duomenų bazė - susijusių failų, lentelių, ryšių ir t.t. rinkinys, kuriame saugomi duomenys ir asociacijos tarp jų Tinklas - komunikacijų sistema, kuri leidžia resursų pasidalijimą tarp skirtingų kompiuterių Procedūros - instrukcijų rinkinys apie tai, kaip apjungti aukščiau išvardintus komponentus tam, kad būtų galima apdoroti informaciją ir sugeneruoti pageidaujamą rezultatą Žmonės - tokie organizacijos darbuotojai, kurie naudojasi IS arba naudoja jos rezultatus, taip pat informatikos specialistai, kurie užtikrina IS funkcionavimą.[1] 1.4         Tarptautinių ryšių skyriaus (TRS) informacinės sistemos studentų ir dėstytojų moduliai

Siekdamas optimizuoti savo veiklą, TRS 2007 metais užsakė „ErasmusSys" programos sukūrimą. Ši programa turėjo apimti visas organizacijos veiklos kryptis. Kuriant sudėtingą įmonės informacinę sistemą, tikslinga tokias kryptis išskaidyti į smulkesnes sudedamąsias dalis. Tai buvo atlikta išskiriant studentų, dėstytojų bei projektų padalinius. Pirmiausia buvo realizuotas studentų mainų programos koordinavimo modulis.

Studentų mainų programos informacinė sistema:  sistema skirta dviejų tipų vartotojams. Pirmasis tipas - tai pateikiantys prašymą dėl išvykimo studijuoti į užsienį studentai. Ši sistemos dalis buvo fiziškai atskirta nuo antro tipo vartotojų - TRS administratoriaus, tačiau duomenų bazė išlaikyta vieninga visai programai. Atskyrimas atliktas tik interfeise, išskiriant studento ir administratoriaus darbo erdves, naudojant skirtingus slaptažodžius.  Studentams sukurtas dvejopas prisijungimas prie sistemos: 1. Prašymas pateikiamas raštu, o duomenis į sistemą užpildo TRS administratorius. 2. Studentas prisiregistruoja prie sistemos ir vėliau pristato raštišką paraiškos formą. Šis prisijungimas yra susietas su unikaliu asmens kodu ir el. pašto dėžute, siekiant sumažinti fiktyvių klientų, teršiančių sistemą nereikalingais duomenimis, skaičių. Kuriant studentų mainų programą buvo atsižvelgta ir į tai, kad vartotojo posistemės informatyvusis puslapis turėtų atspindėti aktualią informaciją, kurios atnaujinimu rūpinasi Erasmus institucijos darbuotojai. Šiam tikslui panaudotas atviro kodo tekstų redaktorius, bei kitos pranešimams redaguoti skirtos priemonės. „ErasmusSys" programa kurta planuojant, kad sistemos administratorius bus vienas žmogus, todėl jo posistemei papildomi saugomo kriterijai nebuvo pritaikyti. Sistemai buvo iškelti ir įgyvendinti šie tikslai: 1. Posistemės dizainas turi būti nevarginantis ir praktiškas. 2. Posistemė turi neriboti darbuotojo mobilumo. 3. Duomenys turi būti lengvai pateikiami „Microsoft Exel" failų pavidalu.

   Kaip ir minėta, studentų mainų programos koordinavimas yra tik viena iš kelių Erasmus institucijos veiklos krypčių. Kitas svarbus sistemos modulis yra dėstytojų stažuočių užsienyje derinimas. Kuriant šį modulį būtina atsižvelgti į jau sukurtos sistemos veikimo principus, atskiriant ir sujungiant reikiamas veiklos kryptis. Vienas iš labiausiai pastebimų vieningumo garantų būtų tos pačios vartotojo sąsajos išlaikymas, todėl interfeiso pasirinkimas šiame darbe nebus aiškinamas. Tai detaliai aptarta [19]. Be to sistema sukurta naudojant taikomąsias programavimo kalbas, tokias kaip HTML, PHP, JavaScript, duomenų bazių valdymo sistemą MySQL, todėl programos dėstytojų modulio realizavimo priemonės yra apibrėžtos iš anksto. Duomenų bazės pasirinkimą taip pat lemia ir tai, jog planuojama sukurtą programą patalpinti serveryje, kuris palaiko MySQL reliacinių duomenų bazių valdymo sistemą.

Žemiau pateikta bendroji Tarptautinių ryšių skyriaus diagrama, kuri parodo atskiras skyriaus veiklos kryptis 1 lygio diagramose. Kaip matyti, schemos kairėje pusėje esančios antro lygio diagramos atspindi visus procesus, kurie vyksta studentų mainų programos koordinavimo metu. Šis modelis jau yra išanalizuotas [18]. TRS dėstytojų mainų informaciniai ir materialieji procesai pateikiami kaip sritis, kuri šio projekto tikslų pagrindu turi būti išanalizuota, suprojektuota ir realizuota. Tarptautinių projektų programos modulis paliktas kitam „ErasmusSys" programos projektavimo etapui. Šio projektavimo etapo uždavinys sukoncentruotas į dėstytojų mainų programą. Projekto plano analizės aprašą pavesta atlikti Donatui Kreišmontui, sistemos realizaciją - Rimantui Labženčiui.

2 pav. Bendra TRS duomenų srautų diagramos sudėtinė schema

1.5              Programų sistemų inžinerija

Egzistuoja daugelis programų sistemų inžinerijos apibrėžimų Programų sistemų inžinerija - teorinis pramoninio programavimo pagrindas. Tai inžinerinė disciplina, įgalinanti kurti programų sistemas, tenkinančias iš anksto nustatytus apribojimus. Jinai nusako, kokia tvarka, kuo remiantis ir kokius sprendimus reikia priimti projektuojant bei konstruojant programų sistemas. Tai fundamentalių mokslo ir technologijų žinių taikymas (programiniams) produktams kurti. "...hibridinė metodologija, jungianti sprendimo politikos analizę, projektavimą ir valdymą". /P.M.Pherson "Systems Engineering: A proposed definition"/.

Būtina bet kokios programų sistemos sudėtinė dalis - jos naudojimo instrukcijos. Kuriant programų sistemas, jas būtina nagrinėti dviem skirtingais požiūriais: išoriniu ir vidiniu. Pirmuoju atveju nagrinėjamos jos vykdymo funkcijos, elgsena ir kitos iš išorės stebimos savybės. Tai sistemos vartotojų požiūris į sistemą. Antruoju atveju nagrinėjama jos architektūra. Tai sistemos kūrėjų požiūris į sistemą. [8]

Sudėtinės programų sistemų inžinerijos dalys:

Reikalavimų inžinerija. Programų inžinerija. Vartotojo sąsajos (interfeiso) inžinerija. Duomenų bazių inžinerija. Žinių inžinerija. Programų sistemų architektūra. Programų sistemų kūrimo projektų valdymas. Programų sistemų kokybės vertinimas ir valdymas. Instrumentinių sistemų teorija. Programų sistemų diegimas ir priežiūra. [8] 1.6              Pagrindiniai programinio produkto kūrimo etapai

Siekiant išvengti netikėto kuriamo produkto žlugimo, vis sistemų inžinerija taikoma vis dažniau, pasiremiant jos fundamentalių mokslo ir technologinių žinių taikymu. Tokiu būdu programos užsakovas gali nuosekliai stebėti produkto kūrimą, vertinti ir duoti pastabas programos kūrėjams, tikintis laiku gauti teigiamus rezultatus. Savo ruožtu programos kūrėjų komanda gauna tinkamą darbų, laiko, pinigų, žmoniškųjų ir kitų išteklių padalijimą.

Kuriamas sistemos procesas suskaidomas į lengvai kontroliuojamas ir valdomas dalis. Siekiama, kad bet kuriuo laiko momentu būtų galima įvertinti tai, kas jau yra padaryta, nustatyti, ar neatsiliekama nuo numatytų terminų ir ar nėra sunaudota daugiau lėšų, negu buvo numatyta ir pan.[2]

Prieš kuriant bet kokį projektą, įmonė visų pirma turi suformuoti savo organizacijos viziją ir misiją. Jos yra svarbios įmonės narių motyvacijai. Vizija suteikia žmonėms žinių apie ateitį ir pasitikėjimo ja. Ateitis tampa aiškesne, todėl tikėtina, kad ji taps realybe. Misija sutelkia žmones, jų pastangas ir veiksmus viena kryptimi. Turint misiją bei viziją, galima specifikuoti kuriamo projekto tikslus. Tolesnė naujo produkto kūrimo schema pavaizduota 3 pav.

3 pav. Apibendrintas kūrimo procesas taikant PSI metodus [2]

1.6.1        Vizija - misija

Organizacijos vizija yra ateities tendencijų ir siektinų kokybės permainų ateities vaizdinys. Tai bet kurios sąmoningos, nukreiptos i ilgalaikę perspektyvą veiklos pradžia ir atspirties taškas.  

Vizijos paskirtis ir idėja - kurti ateitį. Kitu atveju, kiekvienas narys veiks savame specializacijos lauke, mažai tepritaikydamas ar iš viso nepritaikydamas žinių bendram organizacijos tikslui pasiekti.

Organizacijos misija yra bendriausias teiginys apie organizacijos egzistavimo prasmę ir esmę. Misija nusako pagrindinę veiklos krypti, atsako i klausimą kodėl, kam organizacija egzistuoja, nusako jos būties priežastį, pateisinimą, paaiškina kuo ji skiriasi nuo kitų organizacijų. Ji formuluojama iš narių pozicijų. Vieningos misijos supratimas organizacijoje gali atsirasti tik per laisvas visų lygių narių diskusijas. Kiekvienos organizacijos misija turi buti:

§         Unikali (tinkanti ir priklausanti tik tai vienintelei), atitinkanti ir veikianti visų narių veiksmus, įsitikinimus.

§         Pirmenybę teikianti poreikiams, o ne paslaugoms ar technologijoms.

§         Paremta realistišku stipriųjų ir silpnųjų pusių vertinimu.

§         Pripažįstanti vizijoje išreikštas galimybes.

§         Konkreti ir pasiekiama.

§         Lanksti, prisitaikanti prie permainų. [2]

1.6.2        Reikalavimų inžinerija

"Reikalavimų inžinerija nagrinėja, kaip sudaryti kuriamos sistemos reikalavimus, t.y. kaip juos formuluoti, specifikuoti, analizuoti ir vertinti." A.Čaplinskas, 1996.

Reikalavimai reikalingi vartotojo / užsakovo pageidavimų analizei atlikti ir sistemos specifikacijoms suformuluoti.  Praktika rodo, kad reikalavimų inžinerijos dėka žymiai išauga vykdomų projektų kokybė ir sumažėja išlaidos. Pvz. IBM Rational Inc. atliktos apklausos rodo: jei klaida aptinkama dar reikalavimų formavimo stadijoje, tai jos ištaisymas kainuoja žymiai mažiau, nei Projektavimo (5 kart.), Kodavimo (10 kartų), Testavimo (50 kartų), Produkto naudojimo (50 kartų) stadijose.

Pagrindinės reikalavimų inžinerijos problemos:

Sistemos apibrėžimas: mastai, elementai, ryšiai tarp jų, sistemos ribos, apribojimai ir pan. (užsakovai/vartotojai pateikia daug neesminių detalių ir praleidžia, jų nuomone, "nereikalingą" informaciją).

Supratimas (užsakovai/vartotojai paprastai neįsivaizduoja kas iš tikrųjų reikalinga, nesupranta IT galimybių ir problemų).

Nepastovumas (angl. volatility) (reikalavimai pastoviai kinta laike).[2]

Reikalavimų gavimo ir specifikavimo metodai

Klasikiniai metodai:

Interviu (pagrindinė technika). Apklausos (angl. Questionnaire) gali būti naudojamos papildant interviu. Stebėjimai (pasyvūs ir aktyvūs). Dokumentacijos studijos. Pasitarimai, susitikimai, seminarai, konferencijos.

Modernūs metodai:

Prototipavimas (programų prototipų - analogų studijos): dažnai nagrinėjama tik programos grafinė vartotojo sąsaja, kuri imituoja vartotojo darbą su sistema. RAD - (Rapid Application Development) greita bet nepilna ir žemos kokybės sistemos realizacija. JAD - (Joint Application Development) grupinio darbo metodas, kuriame bendras vartotojų, užsakovų, vykdytojų ir kitų suinteresuotų asmenų kolektyvas dalyvauja nuolatiniuose seminaruose. [2]

1.6.3        Programų sistemų architektūra

Kuriamos programų sistemos architektūros parinkimas - pats svarbiausias projektinis sprendimas. Apie tai sprendžiama pačioje projektavimo pradžioje. Architektūra didele dalimi lemia visas kitas programų sistemos savybes. Būtinybę pradėti projektuoti programų sistemą nuo jos architektūros sąlygoja abstrakcijos principas. Architektūra - viršutinis programų sistemos abstrakcijos lygmuo. Pradėjus projektuoti sistemą nuo jos architektūros, projektavimo pastangos sutelkiamos nesigilinant į detales, kuriamos sistemos bendrai koncepcijai suformuluoti. Aprėpus projekto visumą, jį lengviau suvokti, o tai suteikia prielaidas kokybiškesnei sistemai sukurti.

Programų sistemos struktūrinius primityvus galima suskirstyti į dvi grupes: tuos, kuriuos galima vykdyti ir tuos, kurių negalima. Pirmajai grupei priklausantys primityvai vadinami moduliais. Sistemos skaidymas į modulius yra labai svarbus, nes kiekvieną modulį gali kurti skirtingas programuotojas, o tai leidžia išskirstyti programavimo darbus ir paspartinti viso projekto vykdymą.[9]

1.6.4        Programų sistemos gyvavimo ciklo modelių paskirtis

Programų sistemos gyvavimo ciklo sąvoka buvo įvesta siekiant palengvinti programų sistemų kūrimo projektų planavimą ir valdymą. Programų sistemos kūrimas - ilgas, sudėtingas ir brangus procesas. Norint planuoti tokio projekto baigimo terminus ir sąmatinę vertę, reikia numatyti, kokius ir kokio sudėtingumo darbus reikės atlikti. Svarbi yra ir tų darbų atlikimo tvarka. Būtina sugebėti bet kuriuo metu įvertinti esamą projekto būklę, nustatyti, kokie darbai jau atlikti, kokie dar tik pradedami, įpusėti ar baigiami. Taigi planuoti ir vykdyti projektus yra neįmanoma prieš tai jų nesuskaidžius į pakankamai mažas, matuojamas, kontroliuojamas ir lengvai valdomas dalis. Tipizuoti programų sistemų kūrimo, suskaidant  į darbus, būdai yra vadinami programų sistemų gyvavimo ciklo modeliais. Konstruojant gyvavimo ciklo modelius siekiama trijų tikslų:

Nustatyti, kokios technologinės operacijos ir kokia tvarka turi būti vykdomos norint sukurti programų sistemą. Numatyti, kokiais laiko momentais ir kas turi būti kontroliuojama norint patikrinti, ar nenukrypstama nuo planuotos darbų eigos. Unifikuoti projektų planavimą, valdymą ir kontrolę. [8]

1.6.4.1       Programų sistemos gyvavimo ciklo modelių įvairovė

Egzistuoja daug skirtingų gyvavimo ciklo modelių, kurie vienas nuo kito skiriasi požiūriu į sistemos detalizavimą, skaidant ją į smulkesnes dalis. Tačiau visų jų pagrindinis tikslas yra vienas ir tas pats: kaip įmanoma labiau sumažinti projekto žlugimo tikimybę. Deja kai kurie projektai taip ir nėra užbaigiami dėl įvairių priežasčių: finansinių, išteklių stokos, prarasto konkurencingumo. Gyvavimo ciklo modeliai leidžia iš anksto pastebėti kylančias grėsmes projekto gyvavimui ar laiku nutraukti projekto vykdymą, išvengiant didelių nuostolių.

Struktūrizuotas programų sistemų gyvavimo ciklo modelis grindžiamas vadinamąja struktūrine programų sistemų kūrimo metodika. Sudėtinės struktūrinės metodikos dalys yra struktūrinė analizė, struktūrinis projektavimas, struktūrinis programavimas ir struktūrinis testavimas.

Evoliucinis programų sistemos gyvavimo ciklo modelis: pagrindinė jo idėja - veikiančių kuriamos sistemos maketų naudojimas jos dinaminėms  savybėms modeliuoti.

Spiralinis programų sistemos gyvavimo ciklo modelis: vienas iš labiausiai apibendrintų programų sistemos gyvavimo ciklo modelių. Jisai apibendrina savyje visus kitus modelius ir yra labai patogus ne tik naujoms sistemoms kurti, bet ir naudojamoms sistemoms modernizuoti.

Konstruktyvusis programų sistemos gyvavimo ciklo modelis: siekiama programų sistemų testavimą pakeisti formaliu jų korektiškumo įrodymu. Norint formaliai patikrinti sistemos korektiškumą, reikia, kad ir sistema, ir jos specifikacija būtų formalūs objektai ir kad apie juos būtų galima formaliai samprotauti. [8]

1.6.4.2       Klasikinis gyvavimo ciklo modelis

Kadangi šis modelis yra naudojamas ir studentų mainų programų sistemai suprojektuoti bei realizuoti, tai šio modelio principu kuriamas ir dėstytojų mainų programos modulis. Dėl šios priežasties galima šį modelį aprašyti šiek tiek detaliau.

Klasikinis gyvavimo ciklo modelis (dar vadinamas „krioklio" modeliu): šiame modelyje projektas suskaidomas į viena po kitos vykdomas stadijas, kiekvienoje stadijoje numatomi kontroliniai taškai, nustatoma, kokie dokumentai joje turi būti parengti. Be to, kiekvienos stadijos pabaigoje numatoma gautų rezultatų peržiūra [8].

Modelis numato septynias stadijas:

Sistemos specifikavimas. Eskizinis sistemos projektavimas. Detalusis sistemos projektavimas. Programavimas ir programų derinimas. Sistemos surinkimas ir aprobavimas. Sistemos diegimas. Sistemos naudojimas ir priežiūra.[8]

4 pav. Klasikinis gyvavimo ciklo modelis

1.6.4.3          Duomenų srautų diagramos (DFD)

Kaip ir minėta, kad būtų galima pertvarkyti įmonės veiklos procesus, siekiant sutrumpinti darbų atlikimo laiką, sumažinti kainą ir pagerinti vartotojų poreikius, yra kuriamos informacinės sistemos (IS). Jų projektavimas yra ilgas ir sudėtingas procesas, reikalaujantis nuoseklaus busimų veiksmų planavimo. Dėl šios priežasties plėtojasi IS projektavimo (CASE) sistemos, ieškoma geresnių būdų probleminei sričiai aprašyti ir organizacijos veiklos procesams atvaizduoti. Modeliavimo metodų yra daug ir įvairių, tačiau kiekvienas iš jų turi savo privalumų r trūkumų.

Duomenų srautų diagramos (DFD) yra sudaromos naudojant struktūrinę-funkcinę informacijos sistemų (IS) kūrimo technologiją, jos aprašo tiriamos organizacijos veiklą kaip duomenų judėjimą ir transformacijas. Duomenų srautų diagramos sudaromos "iš viršaus žemyn" analizuojant veiklos procesus ir suskirstomos į hierarchijos lygius: nulinio lygio DFD, pirmojo lygio DFD, aukščiausiojo lygio DFD ir t.t.

Pagrindiniai DFD elementai pateikti 1 lentelėje.

1 lentelė. DFD sutartiniai ženklai [12]

1.7              Duomenų bazės (DB)

Informacinės visuomenės pagrindinė vertybė yra informacija. Ankstesni jos saugojimo būdai tapo neefektyvus, kadangi duomenų srautai tapo didžiuliai, o pradėjus plėstis kompiuteriniams tinklams, beveik neaprėpiami. Iškilo informacijos saugojimo problema, kurią išsprendė duomenų bazių atsiradimas. Terminas „duomenų bazė" atsirado XX amžiaus viduryje. Kompiuterių eros pradžioje buvo naudoti tokie duomenų saugojimo būdai kaip failai, kurie per atskirus etapus evoliucionavo į šiuolaikinę duomenų bazės formą.

Kuriant plačią informacinę sistemą, tapo svarbu tinkamai suprojektuoti ir pačią duomenų saugojimo posistemę. Tai leidžia atlikti efektyvias operacijas, tokias kaip naujos informacijos įkėlimas, saugojimas ir greitas priėjimas prie jos.

Saugomiems DB duomenims būdingos šios pagrindinės savybės:

Vientisumo. Pertekliškumo. Neprieštaringumo. Saugumo. Nepriklausomumo. [10]

1.7.1        Duomenų organizavimo modeliai

Kuriant duomenų bazės modelį buvo svarbu sudaryti ir tinkamą duomenų organizavimą joje. Tai taip pat buvo evoliucinis įvykis, pereinant keturias duomenų organizavimo modelių stadijas:  [10][11]

2 Lentelė. Duomenų organizavimo modelių palyginimas

Kuriant „ErasmusSys" informacinės sistemos duomenų bazę (DB), pasirinktas reliacinis duomenų jungimo būdas  dėl šio modelio populiarumo bei paprastumo. Be to reliacinės lentelės vaizdžiai parodo duomenų bazės struktūrą. Tai buvo svarbu norint atskirti dėstytojų bei studentų DB modulius. Šis atskyrimas grafiškai pavaizduotas 3.1.5 skyriuje esančiame 8 - ame paveiksle. Kita svarbi šio modelio parinkimo priežastis yra ta, kad planuojama sistemos DB kurti pasinaudojant pagalbinėmis priemonėmis kaip „phpMyAdmin", kuri paremta reliacinių lentelių kūrimo metodologija.

2.        Tarptautinių ryšių sistema (TRS) ir jos informacinės sistemos projektavimas

2.1              Erasmus / ES mokymosi visą gyvenimą programa

Erasmus programa pavadinta Erazmo Roterdamiečio (Erasmus Roterodamus) garbei, vieno žymiausių XV-XVI amžių dvasininko , filosofo, humanisto, dogmatizmo priešininko, gyvenusio ir dirbusio daugelyje Europos vietų vardu. 2007 metais Erasmus programa atšventė savo veiklos dvidešimtmetį. Per šį laikotarpį galimybe studijuoti užsienyje pasinaudojo daugiau nei pusantro milijono studentų iš 31 Europos šalies, 2200 aukštojo mokslo institutų. Tai pirmoji didelė Europos programa aukštojo mokslo srityje, pradėta vykdyti 1987 metais. Lietuvoje Erasmus programa pradėta įgyvendinti nuo 1999 metų. [15]

Mokymasis visą gyvenimą (MVG) - tai nauja programa, kurioje dalyvauja Erasmus institucija. Ši programa remia mokymosi nuo vaikystės iki senatvės galimybes ir apima visas ugdymo pakopas. Nauja programa remiasi geriausia Socrates, Leonardo da Vinci ir e-mokymosi programų patirtimi  bei siūlo daug naujovių. Jos trukmė turėtų būti nuo 2007 metų sausio iki 2013 metų gruodžio mėnesio. Programoje dalyvauja 27 ES šalys narės.

Mokymosi visą gyvenimą programą sudaro:

Comenius: įtraukti ne mažiau kaip 3 milijonus moksleivių per visą programos laikotarpį. Erasmus: iki 2012 m. paremti 3 milijonus studentų, dalyvaujančių mobilumo projektuose. Leonardo da Vinci: padidinti dalyvių stažuočių skaičių iki 80 000 per metus. Grundvig: iki 2013 m. organizuoti 7 000 individualių vizitų suaugusiųjų švietimo sektoriuje. Skersinė programa: kalbos, politinis bendradarbiavimas, rezultatų sklaida ir bendradarbiavimas. Jean Monnet programa: mokymai, moksliniai tyrimai ir svarstymai. [13] 2.2              TRS darbo principo ir pobūdžio išaiškinimas

Erasmus programa skirta mokslo kokybei užtikrinti ir studentų bei dėstytojų mobilumui skatinti, daugiašaliam aukštojo mokslo institucijų bendradarbiavimui tarpusavyje ir su verslo įmonėmis bei kvalifikacinių laipsnių skaidrumui tarp aukštojo mokslo ir profesinio mokymo užtikrinti.

Pagrindiniai Tarptautinių ryšių skyriaus veiklos uždaviniai yra šie:

Inicijuoti ir įgyvendinti universiteto užsienio ryšių politiką. Rinkti ir skleisti gaunamą informaciją apie tarptautines mokslo bei studijų programas universiteto darbuotojams ir studentams. Rinkti ir skleisti gaunamą informaciją apie tarptautinius renginius, projektus ir studijų galimybes. Konsultuoti mokslininkus ir universiteto darbuotojus rengiant tarptautines projektines paraiškas. Ieškoti bendradarbiavimo partnerių tarptautiniams projektams, bendrai mokslinei veiklai. Organizuoti ir administruoti studentų mobilumą pagal ES programas. Teikti konsultacijas universiteto darbuotojams bei studentams, vykstantiems į užsienį. Teikti informaciją apie studijas KU užsienio studentams. Teikti informaciją bei pagalbą į KU atvykstantiems užsienio studentams. Dalyvauti bendrauniversitetinę svarbą turinčių tarptautinių renginių organizavime. Organizuoti universiteto užsienio svečių priėmimą. [16]

Pedagoginio personalo mobilumo tikslai:

§          Stiprinti Europietišką dimensiją švietimo srityje visais lygiais ir palengvinti platų daugiašalį priėjimą prie švietimo šaltinių Europoje.

§          Skatinti kokybinį ir kiekybinį Europos Sąjungos kalbų, ypač rečiau vartojamų, mokėjimo gerinimą.

§          Skatinti bendradarbiavimą ir mobilumą švietimo srityje, ypač:

  Remiant mainus tarp švietimo institucijų. Skatinant atvirtąjį ir nuolatinį mokymąsi. Remiant diplomų ir studijų laikotarpių pripažinimo tobulinimą, plėtojant informacijos mainus.

§         Padėti šalinti kliūtis, trugdančias šiai veiklai.

§         Remti inovacijas plėtojant praktinę veiklą ir rengiant medžiagą švietimo srityje.

§         Suteikti pedagoginiam personalui profesinio ir asmeninio ugdymo galimybes.

§         Skatinti universitetus platinti jų siūlomų kursų apimtį ir turinį.

§         Suteikti galimybę negalintiems dalyvauti mobilumo projekte studentams gauti naudos iš kitų Europos Sąjungos universitetų akademinio personalo žinių  ir profesinės patirties.

§         Stiprinti ryšius tarp įvairių šalių institucijų.

§         Skatinti žinių ir patirties mainus pedagoginių metodų srityje. [14]

2.3              Vyriausiojo specialisto Erasmus programos dėstytojų komandiruotės organizavimo veiklos išaiškinimas

Erasmus institucijoje dirba darbuotojai, kurie yra atsakingi už tam tikras įmonės koordinuojamas veiklas. Tai:

1. Direktorius, Erasmus programos institucinis koordinatorius

2. Direktoriaus pavaduotojas

3. Lietuvių kalbos vasaros kursų koordinatorius

4. Projektų vadybininkas

5. Erasmus programos studentų mainų koordinatorius

6. Erasmus programos dėstytojų mainų koordinatorius.

Už pastarąją veiklą atsakingas specialistas rūpinasi būtent tais duomenimis, kuriuos siekiama apdoroti kuriant dėstytojų komandiruočių automatizuoto koordinavimo modulį. Šiuo metu dėstytojų mainų koordinatorius dirba naudodamas taikomąsias duomenų apdorojimo programas kaip „Microsoft Exel" ar tekstų redaktorių „Microsoft Word". Šių programų tiesioginis naudojimas yra gana efektyvus vykdant sąlyginai nedideles duomenų apdorojimo operacijas, tačiau dideliems informacijos srautams nors ir tinka, tačiau pasidaro nelanksčios ir sunkiai suprantamos paprastam vartotojui. Dėl šios priežasties ir būtina sukurti automatizuotą duomenų apdorojimo sistemą, kuri būtų lengvai suprantama bei patogi kasdieniam darbui.

Už dėstytojo mainų programą atsakingas darbuotojas kiekvieno kliento atveju vykdo tam tikras duomenų priėmimo, apdorojimo ir išvedimo operacijas, kurias galima suskaidyti į atskirus žingsnius:

1. Dėstytojo prašymo dėl komandiruotės į užsienį priėmimas

2. Leidimo vykti į komandiruotę suteikimas

3. Įvairių prieš išvykimą reikalingų formų priėmimas

4. Sutarčių kaita komandiruotės metu

5. Grįžtančio iš užsienio dėstytojo ataskaitinių dokumentų priėmimas.

2.4         „Vizijos-misijos" formulavimas

Vizija - tai orientuota į ateitį įmonės veiklos kryptis, kuri parodo jos perspektyvas tam tikroje srityje. Kadangi šio projekto vienas iš tikslų yra pilnas sistemos sukūrimas, tai vizija negali būti planuojama kaip ilgalaikė veikla. Misija padeda suvokti, ko siekiama realiuoju laiku. Šiuo atveju ją galima apibrėžti kaip kliento veiklos efektyvumo rodiklių pakėlimą panaudojant šiuolaikines informacines technologijas. Siekiama išanalizuoti, kokiu būdu dirba tiek klientas, tiek ir įmonė, nustatyti silpnąsias sritis, kuriose galima panaudoti automatizuotas sistemas, ir jų pagalba sukurti vieningą informacinę sistemą.

2.5         Tarptautinių ryšių dėstytojų mainų sistemos projektavimas pagal klasikinį gyvavimo ciklo  modelį

2.5.1        Sistemos specifikavimas

Egzistuoja įvairių specifikavimo tikslų, iš kurių vieni svarbiausių yra šie:

Ištirti būsimų sistemos naudotojų poreikius. Nustatyti tikslus, kurių siekiama kuriant sistemą. Transformuoti tikslus į programų sistemų reikalavimus. Inicijuoti tolesnius projekto darbus. [8]

2.5.1.1       Sistemos naudotojų poreikiai

Būsimi sistemos naudotojai yra trijų tipų: KU TRS Erasmus institucijos darbuotojai, asmenys, besinaudojantys šios įmonės paslaugomis ir sistemos administratorius. Institucijos darbuotojai išreiškė poreikius, kuriuos galima apibrėžti taip:

1. Kuriama sistema turi papildyti jau sukurtą ,,ErasmusSys" studentų mainų programą

2. Turi būti išlaikyta vieninga administratoriaus vartotojų sąsaja

3. Galimybė kaupti duomenis apie dėstytojus

4. Galimybė skaitmenines formas išvesti ant popieriaus

5. Kiek įmanoma mažesnė priklausomybė nuo vartotojo kompiuterinės įrangos

6. Galimybė gauti bendrą įvestų duomenų ataskaitą.

Institucijos klientų (dėstytojų) poreikiai:

1. Pateiktų asmeninių duomenų saugumas

2. Nesudėtinga vartotojų aplinka.

2.5.1.2       Reikalavimų specifikavimas

Turint organizacijos viziją bei misiją, naujo produkto gamyba turi būti pradedama nuo užsakovo reikalavimų surinkimo. Kuriant "ErasmusSys" dėstytojų mainų programą, buvo pasirinkta mišri reikalavimų gavimo metodika: interviu ir dokumentacijos studijų, kadangi šis metodas buvo priimtinesnis abejoms užsakovo ir vykdytojų pusėms.

Pirmo pokalbio tikslai:

1.Gauti didžiąją dalį Erasmus institucijoje dėstytojų mainų koordinacijai reikalingų dokumentų, kurie turi būti išnagrinėti ir kurių pagrindu bus pradėta kurti pati programa. Kilus bet kokiems neaiškumams reikia kreiptis į atitinkamą institucijos darbuotoją ir, gavus reikiamus paaiškinimus, toliau tęsti darbą

2. Gauti esminius programos funkcionavimo nurodymus.

Sekančių pokalbių tikslai:

1.      Išsiaiškinti papildomus užsakovo reikalavimus

2.      Išspęsti kūrimo proceso metu kilusius klausimus.

Atlikus apklausą buvo gauti tokie reikalavimai:

1.      Sistema turi būti pasiekiama nuotoliniu būdu naudojant ryšio priemonę - internetą

2.      Turi būti sukurtas dvejopas priėjimas prie sistemos: dėstytojo ir administratoriaus teisėmis

3.      Sukurta dėstytojų mainų programa turi būti integrali jau sukurtai studentų mainų programai

4.      Administravimo terpė turi būti vieninga tiek studentų, tiek ir dėstytojų mainų programos koordinavimui

5.      Dėstytojų mainų koordinatorius turi turėti teisę patvirtinti ar atmesti dėstytojo paraišką komandiruotei

6.      Nepatvirtintų paraiškų dėstytojams reikia drausti prieigą prie detalesnių formų pildymo

7.      Sistemoje turi būti įdiegtas reikiamų ataskaitų parengimo modulis

8.      Turi būti sukurta galimybė visas sistemoje pildomas formas atspausdinti ant popieriaus

9.       Sukurta sistema turi pateikti kiek įmanoma detalesnę statistiką apie dėstytojų komandiruotes

10.  Duomenų įvedimas turi būti nesudėtingas

11.  Reikia sukurti apsaugą nuo nekorektiškų duomenų įvedimo.

Turint reikalavimus jau galima atsakyti į visus pagrindinių reikalavimų tipų klausimus:

a)      "Ką reikia padaryti?" Sukurti veikiančią sistemą, kuri atitiktų aukščiau išvardintus reikalavimus.

b)      "Kaip programa turi veikti?" Nepriklausomai nuo turimos programinės įrangos, vartotojo sąsajos priemone laikant interneto naršyklę, programos kodą patalpinus į serverį.

c)      „Dalys ir apribojimai": serveris privalo turėti PHP interpretatoriaus ir MySQL duomenų bazės palaikymo funkcijas.

d)     Sąnaudų (laiko) reikalavimai: kuriama sistema negali viršyti galutinės produkto pristatymo datos.

e)      Sistemos testavimo reikalavimai: testavimo metu būtina pašalinti visus aptiktus gedimus.

2.5.1.3       Tolesnių darbų iniciacija

Išsiaiškinus ką reikia padaryti, tolesnis žingsnis turi būti atsakymo į klausimą „kaip?" paieška. Visų pirma būtina suprasti pačios įmonės išorinės ir vidinės sistemos struktūrą. Tai atliksime pasinaudodami duomenų srautų diagramomis (DFD). Be to bus sudaryta visos sistemos architektūra, kuri leidžia bendriausiais bruožais apžvelgti, kaip ši sistema turi veikti. Taigi sekantis projektavimo žingsnis - atlikti eskizinį sistemos projektavimą aprašant funkcinę kuriamos sistemos architektūrą.

3.        TarptautiniŲ ryšių skyriaus veiklos analizė ir jos kompiuterizavimas

3.1         Eskizinis sistemos projektavimas

Šios stadijos metu atliekamas sistemos funkcinės, modulinės, duomenų ir vartotojo sąsajos architektūrų projektavimo procesas. Kartu su funkcine architektūra projektuojama ir koncepcinė duomenų bazių schema. Joje aprašoma kokiais objektais manipuliuoja funkcijos ir kokiais ryšiais tie objektai yra susieti vienas su kitu.

Kadangi, kaip ir minėta 1.4 skyriuje, tiek studentų, tiek ir dėstytojų mainų programos koordinavimu užsiima ta pati institucija, tai įmonės sąsaja su išoriniais objektais išlieka ta pati. Dėl šios priežasties panaudojamos kai kurios diagramos, realizuotos [18].

3.1.1        TRS darbo principo duomenų srautų diagrama

Nulinio lygio duomenų srautų diagrama atskleidžia įmonės santykį su ją veikiančiais išoriniais veiksniais. Kadangi informacinė sistema kuriama Klaipėdos universiteto Tarptautinių ryšių skyriui, tai jisai laikomas centriniu visos sistemos tašku. Šio skyriaus veiklą galima suskirstyti į tris pagrindines veiklos sritis:

1.      Studentų mainų koordinavimas

2.      Dėstytojų mainų koordinavimas

3.      Įvairių papildomų projektų rengimas.

Visi šie išoriniai veiksniai matomi kairėje diagramos pusėje. Skyriaus veiklą riboja biudžetas, sudarytas iš Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos skiriamų lėšų šiai programai remti. Kaip įtakos objektas jis matomas diagramos viršuje. Užsienis yra išorinė tikslinė veiklos kryptis, paremta finansavimu ir sudaryta iš Europos Bendrijos mokslo institucijų. Kaip išeities taškas jis matomas dešinėje diagramos pusėje. TRS  pagrindinis tikslas yra visų šių veiksnių informacinio srauto koordinavimas ir apjungimas į visumą.

3.1.2        Sistemos architektūra

Sistemos architektūra yra išskaidyta į tris pagrindines sudedamąsias dalis: aplinką, įmonę ir duomenų apdorojimo serverį.

Aplinka: įmonės veikla yra paremta sąveika su išore, t.y. įmonė nėra uždara sistema, veikianti tik savo aplinkos ribose. Pagrindinis jos veiklos įtakos objektas yra klientas, prisiregistruojantis prie tos pačios sistemos, tačiau dirbantis kitoje aplinkoje nei administratorius.

Įmonė: kadangi įmonė yra atvira sistema, jos pagrindinė veiklos priežastis sistemoje yra gautų duomenų analizė. Kokie sprendimai yra priimami analizės metu architektūros atžvilgiu dar nėra svarbūs.

Serveris: serverio veiklos objektas yra užprogramuotų instrukcijų vykdymas. Čia duomenys gali būti išsaugojami, redaguojami, pateikiami atgal vartotojui arba verčiami į kitokio pobūdžio informaciją jos analizės metu.

Galima išskirti ir dar vieną šios sistemos modulį - tinklą. Jis yra tarsi įrankis, techninių, programinių ir organizacinių priemonių visuma, užtikrinanti komunikaciją, keitimąsi informacija ir bendrą išteklių panaudojimą kiekvienam klientui realiu laiku.

3.1.3        Tarptautinių ryšių skyriaus duomenų srautų struktūrinė diagrama

Kiekvienos organizacijos veikloje galima išskirti informacijos cirkuliavimo procesus. Supaprastintai jie apibrėžiami tokiu būdu: informacijos įėjimas, veikimas įmonės viduje ir galiausiai išėjimas performuojant ją į kitokio pobūdžio duomenis (tai gali būti dokumentai, statistinės diagramos ir pan.).

Atliekant TRS sistemos kūrimo analizės procesus, kiekvieno tolesnio etapo metu bandoma priartėti nuo abstraktaus sistemos suvokimo iki konkretaus projekto plano. Sudarius bendrą sistemos architektūrą ir išsiaiškinus įmonės veikimo principus, būtina išanalizuoti joje vykstančius konkrečius procesus. Tai galima atlikti pasitelkus duomenų srautų struktūrinę diagramą, kuri vaizdžiai atskleidžia ryšius tarp materialiųjų ir informacinių procesų.

TRS informacinė sistema yra pakankamai sudėtinga. Kad būtų galima sudaryti sėkmingai funkcionuojančią vieningą sistemą, visų pirma reikia išskaidyti sudedamąsias sistemos dalis į modulius. Kiekvienas modulis veikia savarankiškai ir drauge kartu su visa sistema. 5 pav. TRS darbo principo srautų diagramoje matyti trys įmonės veiklos kryptys: studentai, dėstytojai ir projektai. Mūsų projekto pagrindinis tikslas yra nukreiptas į dėstytojus, todėl tolesnės sistemos analizės schemos apibrėš būtent šią veiklos kryptį.

Visų pirma galima išskirti du pagrindinius procesus: informacinius ir materialius. Ryšys tarp jų yra labai glaudus, kadangi informacija pati savaime sklisti negali, ją būtina inicijuoti išorinio poveikio priemonėmis. Šiuo atveju informacijos iniciatorius yra klientas - dėstytojas. Jisai dalyvauja įmonės procesuose suinteresuotas tuo, kad, pasinaudojęs įmonės paslaugomis, galėtų išvykti į užsienį. Tai jo poreikiai, kur materialus procesas gali būti laikomas kliento prisiregistravimas prie sistemos norint išsiųsti dalyvio paraišką, o informacinis - pateiktų duomenų perdavimas tolesniam apdorojimui.

Įmonės viduje vyksta informacijos kaita, kuri nėra vientisas procesas. Tai sudėtinė veikla, apimanti keturias sritis: parašką, išvykimo dokumentų įforminimą, stebėjimą ir grįžimo dokumentų įforminimą. Kiekvieno etapo metu vyksta tie patys informaciniai procesai, apimantys duomenų apdorojimą, informacijos transformaciją ir sprendimo priėmimą. Pirmojo etapu 01 metu galimi du visiškai skirtingi sprendimo priėmimo variantai. Vienas jų leidžia tolesnę informacijos kaitą 01.1, o kitas - proceso pabaigą 01.2. Patvirtinus paraišką vyksta reikiamų dokumentų įforminimo procesas 02. Toliau seka stebėjimas 03. Jisai yra susijęs su grįžtamaisiais ryšiais tarp užsienyje esančių dėstytojų ir Erasmus institucijos. Čia galimi įvairūs sutarčių pakeitimai. Paskutiniajame etape 04 vėl vyksta reikiamų dokumentų normalizacija. Duomenų srauto cirkuliavimą užbaigia atskaitų formavimas. 

3.1.4        Duomenų bazės reliacinė schema

Pastaruoju metu vienos populiariausių duomenų bazių yra tos, kurios yra organizuotos pagal  reliacinį modelį. Šis modelis yra paremtas reliacine algebra ir organizuojamas dvimačių lentelių pavidalu. Lentelę sudaro eilutės, vadinamos įrašais, ir stulpeliai, vadinami laukais. Galima ir sutrumpinta lentelių pateikimo forma, eilutės pradžioje užrašant lentelės pavadinimą, o po to skliausteliuose išvardinant lentelės laukų vardus. Tokiu būdu gaunama lentelės reliacinė schema. Į reliacinių duomenų bazių sudėtį įeinančios lentelės tarpusavyje susiejamos turinčiais tą pačią prasmę lentelių laukais, kurie dar vadinami siejančiaisiais laukais. Reliacinis modelis taip pat pasižymi ir pertekliškumu (pertekliniais laukais), kuris atsiranda dėl to, jog dalį lentelių sudaro pirminiai raktai - lentelių įrašų identifikatoriai. Pirminiai raktai pabraukiami ir rašomi lentelės laukų pradžioje, o išoriniai raktai taip pat pabraukiami, tik rašomi lentelės laukų gale. Erasmus dėstytojų mainų programos sistemą sudaro tokia reliacinė duomenų bazės schema:

DĖSTYTOJAI (DĖSTYTOJO ID, ASMENS  KODAS,  LYTIS, VARDAS, PAVARDE, TELEFONAS, ADRESAS, EL PAŠTAS, DATA, TAUTYBĖ, LAIPSNIS, DĖSTYMO KALBA, EILC, PAPILDOMI KURSAI, ERASMUS GRANT, NATIONAL GRANT, KOMENTARAI, AMŽIUS, PAŠALPA, REKVIZITO ID, UNI ID, LAIKOTARPIO ID, KATEDROS ID);

Išorinis raktas REKVIZITO ID kreipiasi į lentelę BANKO REKVIZITAI;

Išorinis raktas UNI ID kreipiasi į lentelę UNIVERSITETAI;

Išorinis raktas LAIKOTARPIO ID kreipiasi į lentelę LAIKOTARPIAI;

Išorinis raktas KATEDROS ID kreipiasi į lentelę KATEDRA;

LAIKOTARPIAI (LAIKOTARPIO ID, NUO, IKI, LAIKOTARPIS, AKADEMINĖS VALANDOS, ATASKAITŲ PATEIKIMAS IKI, GAVĖJO SUTARTIES PASIRAŠYMO DATA, INSTITUCIJOS SUTARTIES PASIRAŠYMO DATA);                                             

BANKO REKVIZITAI (REKVIZITO ID, BANKO KODAS, SĄSKAITOS NR, KORTELĖS NR, SĄSKAITOS SAVININKAS, DĖSTYTOJO_ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

INSTITUCIJA (INSTITUCIJOS ID, IMONES KODAS, INSTITUCIJOS PAV, ADRESAS, INSTITUCIJOS VADOVAS, INSTITUCIJOS ERASMUS KODAS, INSTITUCIJOS KOORDINATORIUS, KOORDINATORIAUS EL PAŠTAS);

KATEDROS (KATEDROS ID, KATEDROS PAVADINIMAS, KATEDROS VEDĖJAS, KATEDROS EL PAŠTAS, VEDĖJO EL PAŠTAS, DATA, FAKULTETO ID);

Išorinis raktas FAKULTETO ID kreipiasi į lentelę FAKULTETAI;

FAKULTETAI (FAKULTETO ID, FAKULTETO_PAV, KODAS, DATA, ADRESAS, DEKANO VARDAS, DEKANO PAVARDE, DEKANO TEL NR, DEKANO EL PAŠTAS, SPEC PAŽYM, );

UNIVERSITETAI (UNI ID, PAVADINIMAS, ERASMUS CODE, ADRESAS, ŠALIS MIESTAS, EUC NUMBER, ISO COUNTRY CODE, FAKSAS, KONTAKTINIO ASMENS VARDAS, KONTAKTINIO ASMENS PAVARDĖ, DĖSTOMA KALBA SMKLR, DATA, WWW, EL PAŠTAS, TERMINAS);

LĖŠOS (LĖŠŲ ID, LĖŠOS IŠ LR, LĖŠOS IŠ EB, DĖSTYTOJO ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

ATASKAITOS (ATASKAITOS ID, ERASMUS TEACHING STAFF, TEACHING ASSIGNMENT, MOKYMASIS VISĄ GYVENIMĄ, FINANSAI, DĖSTYTOJO ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

ERASMUS TEACHING STAFF MOBILITY (REPORT ID, DEST LAIPSNIS, UNI ID, SAL ID, TOPIC TOUGHT, AT SENDING INSTITUTION, AT HOST INSTITUTION, STARTING DATE OF THE LECTURE FROM, STARTING DATE OF THE LECTURE TILL, TOTAL DURATION IN DAYS, TOTAL DURATION IN HOURS, PERCENTAGE, ADDIDIONAL SHEET, DATA, DESTYTOJO ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

TEACHING PRGRAME (ID, DĖST LAIPSNIS, CONTACT DETAILS, UNI ID, HOME CONTACT PERSON, SUBJECT AREA, LEVEL, NUMBER OF STUDENTS, TEACHING HOURS, OBJECIVES OF THE MOBILITY, EXPECTED RESULTS, TEACHING PROGRAMME, DATE, HOME DATE, HOST DATE, DESTYTOJO ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

MOKYMASIS VISĄ GYVENIMĄ (FORMOS ID, DĖST LAIPSNIS, SIUNČIANTI INSTITUCIJA, PRIIMANTI INSTITUCIJA, VIZITO DATOS, DATA, NAUDA AKADEMINEI VEIKLAI, SOCIALINĖ NAUDA, ERASMUS ĮVERTINIMAS, SIŪLYMAI PAGERINTI, VIZITO ORGANIZAVIMAS1, ORGANIZAVIMAS2, PILNAI ĮGYVENDINTA, MOKYMO METODIKA, INTEGRAVIMO MASTAS, KITA VEIKLA, POVEIKIS BENDRADARBIAVIMUI, STAŽUOTĖS TIPLOGIJA, KITA VEIKLA2, POVEIKIS BENDRADARBIAVIMUI2, DESTYTOJO ID);

Išorinis raktas DĖSTYTOJO ID kreipiasi į lentelę DĖSTYTOJAI;

3.1.5        Duomenų bazės loginis modelis

8 pav. pateiktas modelis atspindi visą „ErasmusSys" programos duomenų bazėje esančių reliacinių lentelių struktūrą. Pateiktų lentelių laukų pavadinimai visiškai sutampa su fiziniu duomenų bazės modelio laukų pavadinimais. Kuriant vieningą sistemą iš kelių modulių neišvengiamai dalis lentelių priklauso tik konkrečiam moduliui, dalis jų yra bendros. Diagramos kairėje pusėje išskirtos tik dėstytojų mainų programos modulio duomenų bazės lentelės, sujungtos tarpusavyje reliaciniais ryšiais. Šiuo atveju naudojami tik 1 - 1 (vienas su vienu) bei 1 -  (vienas su daugeliu) arba  - 1 (daugelis su vienu) ryšiai. Kadangi kuriamos sistemos didžioji dalis duomenų tiesiogiai priklauso registruotiems dėstytojams, todėl centrinė lentelė yra „Dėstytojai", kuri apjungia savyje daugumą papildomų lentelių. Ryšiuose 1 - 1 esančios lentelės gali būti sujungtos į vieną, tačiau tada taptų pernelyg gremėzdiškos. Be to išskaidymas padeda išskirti dokumentų formas, kurias pildo dėstytojas. Dėl didelio šių formų skaičiaus, diagramoje pateiktos ne visos lentelės, tačiau jos visos savo struktūra yra panašios tuo, kad jungiasi su „Dėstytojų" lentele išoriniu raktiniu lauku „dėstytojo_id". Pilnas lentelių sąrašas pateiktas 3.1.4 skyriuje.

Diagramos centre esančių lentelių duomenis naudoja tiek dėstytojų, tiek ir studentų moduliai. Jos yra užpildomos nepriklausomai nuo šių modulių įtakos ir su jais bendrauja tik per lentelių identifikacinius atributus, t.y. registruojant kiekvieną dėstytoją jam yra priskiriama raktinė lentelės reikšmė, kuri vėliau panaudojama duomenų atrinkimo užklausoms.

Diagramos dešinėje reliacinės lentelės priklauso tik studentų moduliui. Jų inicializacija atlikta [18] ir čia yra pateiktos tik bendram sistemos duomenų bazės struktūros suvokimui. 

3.2         Detalus sistemos projektavimas

Po eskizinio projektavimo stadijos prasideda detalusis projektavimas - architektūrinių programų sistemos komponentų vidinės struktūros ir logikos (veikimo algoritmų) sudarymas. Pagrindiniai detalaus projektavimo stadijos tikslai yra sudaryti modulių veikimo algoritmus ir suprojektuoti fizinę duomenų bazių struktūrą. Jeigu sistema naudojama kompiuterių tinklų aplinkoje, tai papildomai dar reikia suprojektuoti ar parinkti jos sąveikos su tinklu priemones.

Duomenų bazės fizinė struktūra pateikta [17].

Detali informacija apie sąveiką su tinklu pateikiama [18].

3.2.1        Erasmus dėstytojų mainų programos duomenų įvesties ir apdorojimo moduliai

Programų sistemos moduliai padeda suskaidyti ją į atskirus ir lengviau suprantamus blokus, kurie leidžia efektyviau pasidalinti darbais įmonės viduje. Pats modulis yra aprėpiamo dydžio programos dalis, turinti aiškiai nusakytą paskirtį ir aprašyta formaliu būdu. Bet kokios programų sistemos esminis bruožas yra duomenys, be kurių jinai gali funkcionuoti tik kaip perspektyvi informacijos apdorojimo priemonė. Atsiradus duomenims juos būtina tam tikru būdu priimti, apdoroti ir pagal numatytas sistemos instrukcijas atlikti vieną iš sekančių veiksmų: perduoti duomenis tolesniam kitokio pobūdžio apdorojimui, atitinkamai reaguoti į gautas išvadas arba tiesiog išsaugoti duomenis su galimybe juos pasiekti bet kuriuo metu.

3.2.2        Tarptautinių ryšių skyriaus duomenų srautų struktūrinės diagramos išskaidymas į aukštesnio lygio diagramas

Vis detalizuojant kuriamos sistemos vaizdą, kuriamos aukštesnio lygio duomenų srautų diagramos, šiuo atveju paraiškų tvirtinimo procesas.

Kaip jau minėta ankstesniuose, žemesnio lygio diagramų paaškinimuose, proceso pradžia yra dėstytojo paraiškos priėmimas. Kiekvieną gautą paraišką būtina priimti organizuojant paraiškų sisteminimą - procesas 01.1.   Diagramoje svarbiausia ašis yra galimybių įvertinimo skyrius. Jame atliekami visi procesai, lemiantys ar paraiška bus patvirtinta ar atmesta. Tai nustato biudžeto galimybių patikra (procesas 01.2.2) ir vietų paskirstymas (procesas 01.2.1). Kaip išeities veiksniai galimi patvirtintų ir nepatvirtintų paraiškų dėstytojų sąrašai (procesai 01.3 ir 01.4). Dėstytojai su patvirtintom paraiškom gali toliau vykdyti  išvykimo dokumentų įforminimo procesą.

Išvykimo dokumentų įforminimas yra vienas svarbiausių komandiruotės procesų, kadangi jo metu nustatomos visos su išvykimu susijusios detalės, teisės ir prievolės, kurių būtina laikytis. Bet koks sutarčių pakeitimas vėliau turi būti atliekamas raštiškais suinteresuotų šalių sutarimais. Patvirtinus dėstytojo paraišką dėl komandiruotės, TRS administratorius suteikia jam leidimą (procesas 02.1) pildyti išvykimo įforminimo dokumentus. Suderinus komandiruotės laikotarpį (procesas 02.2) pradedamas formų pildymo etatas. Jį galima suskaidyti į dvi dalis, kur išskiriamos privalomų ir papildomų dokumentų dalys. Visų pirma dėstytojas turi gauti ir KU TRS pristatyti oficialų iškvietimą iš priimančio instituto (procesas 02.3.1). Toliau būtina pristatyti prašymą dėl komandiruotės (procesas 02.3.2). Paskaitų temos (02.3.3) bei išvykimo/grįžimo pageidavimai (02.3.4) pildomi paties dėstytojo, kuriuos vėliau patvirtina priimanti užsienio institucija. Finansinė sutartis (procesas 02.3.5) pildoma tik prižiūrint Erasmus dėstytojų komandiruotės koordinatoriui. Papildomų formų pildymas nėra privalomas, tačiau būtinas jei naudojamasi nuosavu ar nuomotu automobiliu kelionės tikslui pasiekti. Išvykstantis dėstytojas informuoja TRS atsakingą darbuotoją apie pageidaujamą kelionės išvykimo bei sugrįžimo laiką ir vietą (procesas 02.4). TRS atsakingas darbuotojas užsako bilietus iš viešąjį pirkimą laimėjusios agentūros. Galiausiai dėstytojas privalo užsisakyti nakvynės vietą (procesas 02.5), po kurio seka išvykimo dokumentų įforminimo procesų pabaiga.

Įforminus visus reikiamus išvykimo dokumentus, dėstytojas pradeda komandiruotės procesą, kurio metu taip pat gali vykti cikliška informacijos kaita.

Bet kuris užsienyje esantis dėstytojas turi teisę keisti prieš išvykimą įformintus dokumentus. Visi pakeitimai gali būti įvykdyti tik raštišku abiejų suinteresuotų šalių sutikimu. Tokiu būdu atsiranda dvi įtakos sferos: Lietuva ir užsienis. Dėstytojui kilus poreikiui pakeisti tam tikras formų detales, visų pirma būtina jas suformuluoti 03.1 ir išsiųsti 03.2 Erasmus institucijai. Paraiška yra priimama 03.3  ir svarstoma. Kad ji būtų patvirtinta, būtinas katedros vedėjo 03.4.1 bei TRS direktoriaus 03.4.2 sutikimas. Priimtas arba atmestas duomenų pakeitimo paraiškos 03.5 atsakymas yra išsiunčiamas atgal dėstytojui.

Kadangi tiek studentų, tiek dėstytojų duomenų pakeitimo informacijos srautai yra identiški, tai dėstytojų komandiruotės metu duomenų keitimo srautų diagrama paimta iš [18], kur buvo nagrinėti tie patys procesai, tačiau suinteresuotomis pusėmis laikant Erasmus instituciją bei klientą - studentą.

Dėstytojas už gautą stipendiją komandiruotės metu atsiskaito ta tvarka, kuri nurodyta pasirašytoje sutartyje tarp dėstytojo ir Klaipėdos universiteto. Iš komandiruotės sugrįžęs dėstytojas Tarptautinių ryšių skyriui per tris darbo dienas turi pristatyti:

Kelionės bilietus. Nakvynės vietos sąskaitas. Priimančios institucijos pasirašytą specialią formą. Užpildytą aprašomąją ataskaitą.

Tai matyti kairėje grįžimo dokumentų įforminimo diagramoje 04.1. Visi pateikti dokumentai yra patikrinami Erasmus specialisto (vyksta kontrolė 04.2). Tai yra centinė pateiktos diagramos vieta. Patvirtintos formos yra priimamos ir saugomos Tarptautinių ryšių skyriuje (dokumentų priėmimo procesas 04.3 dešinėje diagramos pusėje). Procesas užsibaigia prieš tai suformavus galutinę ataskaitą.

3.2.3        Bendras sistemos veikimo išaiškinimas

Vienas svarbiausių informacinės sistemos kūrimo uždavinių yra tinkamai išaiškinti jos veikimo principus. Kadangi sukurta sistema gali būti naudojama ilgą laiką, reikia sukurti pačios sistemos specifikaciją, pateikti atskirų modulių veikimo principus, kurie leistų bet kuriam žmogui lengvai ir aiškiai suprasti, kaip veikia programa. Tai tarsi vartotojo vadovėlis, informuojantis apie sistemą tiek būsimus jos vartotojus, tiek ir naujų programos modulių kūrėjus.

Klientai - dėstytojai

Titulinis klientų langas: sukūrus dėstytojų mainų programos koordinavimo modulį, „ErasmusSys" programoje atsirado dviejų rūšių klientų srautai: studentai ir dėstytojai. Jų veikimo kryptys yra skirtingos, todėl tikslinga iš esmės šiuos srautus atskirti, leidžiant pačiam klientui pasirinkti jam reikiamą modulį. Be to titulinis langas veikia ir kaip bendros informacijos nešėjas, todėl jame galima patalpinti visus reikiamus naujus pranešimus, kurie turėtų būti aktualūs visų rūšių klientams.

Dėstytojų registracijos aplinka: projekto tikslas yra sukurti pilną modulį, realizuojantį dėstytojų mainų programos poreikius, todėl studentų erdvė nebus nagrinėjama, o terminas dėstytojas  toliau gali būti pakeistas klientu. Kiekvienas naujas klientas, prieš patekdamas į jam skirtą darbo erdvę, turi pateikti sistemai savo identifikacijos duomenis. Tai būtina dėl to, kad būtų atskirtos pačių programos vartotojų darbo terpės. Identifikacija taip leidžia kaupti duomenis apie atitinkamą konkretų klientą. Galimi du registravimosi keliai: 1. Naujas klientas, kuris dar nėra prisiregistravęs prie sistemos. 2. Jau registruotas vartotojas. Pirmasis kelias priverčia klientą pateikti savo identifikacinius duomenis, kurie yra išsaugomi sistemos duomenų bazėje. Tai yra vienas iš būdų, leidžiančių apsisaugoti nuo fiktyvių vartotojų prisijungimų, kurie gali užteršti sistemą nereikalinga informacija. Kiekvienam naujam klientui sistema automatiškai sugeneruoja prisijungimo kodą, kuris yra nusiunčiamas pateikto elektroninio pašto adresu. Žinoma šis kodas gali būti atvaizduojamas ir vartotojo aplinkoje, tačiau, kaip ir minėjome, ilgesnė veiksmų seka nors ir gali erzinti vartotoją, tačiau padeda apsisaugoti nuo fiktyvaus registravimosi. Sugeneruotas kodas yra visiškai chaotiška tam tikrų simbolių seka, todėl jį klientui gali būti sunku įsiminti. Dėl šios priežasties sistema leidžia pasikeisti prisijungimo kodą į vartotojui labiau priimtiną slaptažodį. Kita saugos dalis yra nekorektiškų duomenų fltravimas. Kai kurie duomenys, tokie kaip asmens kodas, elektroninis paštas ir kt. turi būti aprašyti naudojant tam tikras taisykles, kurios iš anksto suformuluojamos kuriant informacinę sistemą.

Kliento aplinka: kiekvienas naujas sistemos vartotojas, prisijungęs prie sistemos, dar nėra žinomas Erasmus institucijos darbuotojams, kurie privalo patvirtinti jo siųstą prašymą. Bet kuris prašymas gali būti atmestas, todėl tikslinga vartotojo aplinkoje nerodyti visų duomenų įvesties formų, kol nepatvirtintas pats prašymas. Teigiamu šios situacijos atveju, klientui suteikiamas priėjimas prie formų, kurios yra bendros visiems klientams prieš išvykimą.

 Skaitmeninės - dokumentinės formos: visuomenėje iš seno yra nusistovėjusios tam tikros tradicijos, kurias pakeisti šiuolaikinės technologijos nors ir gali, tačiau jos visuotinai neprigyja. Viena iš tokių tradicijų yra parašas, simbolizuojantis suinteresuotų pusių norą patvirtinti dokumentą. Dėl to būtina sistemoje realizuoti funkciją, kuri leistų pervesti duomenų formą iš skaitmeninio pavidalo ant popieriaus. „ErasmusSys" programoje numatytas neribotas spausdinamų dokumentų kopijų kiekis.

TRS Administratorius

Programos administravimas yra paties Erasmus institucijos darbuotojų uždavinys. Kaip jau minėta 1.4 skyriuje, studentų mainų programa buvo kurta vieno žmogaus-administratoriaus principu. Erasmus darbuotojams išreiškus pageidavimą dėl vieningos darbo erdvės, nutarta, kad dėstytojų programos administravimas bus integruotas į studentų erdvę, išskiriant darbo erdvės pasirinkimo galimybes meniu punkto nuorodomis. Tokiu būdu atsiskiria bendroji, studentų ir dėstytojų aplinka vienoje vartotojo sąsajoje. Dalis meniu sąrašo pateikta 18 pav. kairėje pusėje.

Dėstytojų meniu punkto nuorodos:

1. Dėstytojai: leidžia peržvelgti visą registruotų ir naujai atėjusių klientų sąrašą. Kadangi kiekvienas klientas pateikia labai didelį skirtingos informacijos kiekį, pagrindinis sąrašas atvaizduoja tik esmines dėstytojo identifikacijos detales, tačiau realizuota ir prieiga prie detalesnės informacijos, kur pateikiama nuodugni medžiaga apie konkretų klientą, pvz. jo asmeniniai duomenys ar pateiktos formos, o TRS administratorius bet kada gali juos koreguoti. Kaip matyti iš 3.1.1.2 skyriuje pateiktos TRS duomenų srautų struktūrinės diagramos 01.1 - 01.2 dalies, išvykimo formų pildymo procesas prasideda tik gavus patvirtinimą. Naujo kliento atveju priėjimas prie šių formų pildymo yra uždraustas tol, kol administratorius neduoda leidimo. Papildomos funkcijos yra naujo įrašo formavimas, kai duomenis į sistemą užpildo pats TRS administratorius, įrašo pašalinimas ar kliento paieška pagal pasirinktą kriterijų (asmens kodą, vardą, pavardę).

2. Statistika: duomenų bazėje esančių duomenų sisteminimas. Galimi įvairūs statistinės medžiagos pateikimo būdai. Šiuo metu realizuota statistika, atvaizduojanti  išvykusių dėstytojų skaičių pagal metus, atitinkamų metų mėnesius bei atitinkamo mėnesio šalis, į kurias vyksta dėstytojai. Taip pat sistema gali atvaizduoti atitinkamais metais išvykusių dėstytojų skaičių, surūšiuotą pagal šalis.

3. Informaciniai pranešimai: skiltis, kurioje dėstytojų mainų koordinatorius gali pateikti naują informaciją. Šie informaciniai pranešimai bus atvaizduoti tik aplinkoje, kurioje registruojasi dėstytojai, tokiu būdu nepateikiant jos kitokio pobūdžio klientams, kuriems ji nėra aktuali.

4. Dokumentų grąžinimas: tiek prieš išvykimą, tiek ir grįžus į Lietuvą dėstytojas Erasmus institucijai privalo pateikti įvairius kelionės detales patvirtinančius dokumentus. Kad TRS administratoriui būtų lengviau valdyti pateiktų ir trūkstamų dokumentų srautus, sistemoje įdiegta formų registravimo funkcija. Dokumentai, kurie reikalingi prieš išvykimą, yra pildomi pačioje sistemoje, todėl forma laikoma pristatyta tada, kai dėstytojas išsiunčia įrašytus duomenis. Kelionės išlaidas patvirtinančius dokumentus dėstytojas surenka komandiruotės metu, todėl jų užregistravimas įmanomas tik pačiam TRS administratoriui sistemoje patvirtinus dokumentų pristatymą.

5. Ataskaitos: TRS administratorius privalo pateikti susistemintą visų Erasmus mainų programoje dalyvavusių dėstytojų informaciją. Rankinis šio darbo vykdymas yra ilgas procesas, todėl sukurta programa automatiškai surenka reikiamus duomenis ir pateikia bendrą ataskaitą tiek interneto naršyklės lange, tiek ir „Microsoft Exel" dokumento forma, kurią lengvai galima atspausdinti ant popieriaus.

3.2.4        Tolesnė darbų iniciacija

Po detalaus sistemos projektavimo prasideda konstravimo ir eksploatacijos darbai su galimais grįžtamaisiais ryšiais. Tai detaliai atlikta [17].

Išvados

Šis darbas - Klaipėdos universiteto Tarptautinių ryšių skyriaus dėstytojų mainų procesų analizė ir sisteminis projektavimas - tai dalis bendro grupinio darbo, kurio tikslas buvo sukurti TRS darbuotojui, Erasmus dėstytojų mainų koordinatoriui, programinį modulį. Šis modulis buvo integruotas į jau sukurtą „ErasmusSys"  programos aplinką, tokiu būdu išplečiant sistemos funkcines galimybes.

Programa „ErasmusSys" - projektas, kurios analizė atlikta pagal programų - sistemų inžinerijos principus, tiksliau panaudojant klasikinį projekto gyvavimo ciklo modelį, su grįžtamaisiais ryšiais.  Atliktas nuodugnus sistemos išaiškinimas, kurio metu buvo vykdomi šie veiksmai:

Išanalizuotas studentų mainų programos modulis. Atlikta Erasmus institucijos dėstytojų mainų koordinatoriaus apklausa. Suformuluoti sistemai keliami reikalavimai. Išaiškinti Erasmus institucijos ryšiai su išoriniais objektais. Sukurta bendra sistemos architektūra. Suformuota TRS duomenų srautų struktūrinė diagrama. Detaliai išaiškinti visi įmonės viduje vykstantys materialieji ir informaciniai procesai. Sukurta duomenų bazės reliacinė schema bei loginis modelis. Aptarti bendrieji duomenų įvesties ir apdorojimo moduliai. Išaiškintas sukurtos sistemos veikimas pateikiant programos interfeiso fragmentus. Pagal sukurtą sistemos projektą realizuota „ErasmusSys" programa.

Tai pagrindinai žingsniai, kuriais remiantis buvo sukurta dėstytojų mainų programos projektinė dalis. Kiekvienas etapas aptartas detaliau, pateikiant darbo pradžioje teorinį pagrindimą.

Kadangi tai buvo grupinis darbas, kuris buvo atliktas kartu su Rimantu Labženčiu, jis buvo padalintas į dvi dalis. Aš atlikau sistemos analizės ir projektavimo darbus, kurie buvo panaudoti programos realizacijai ir testavimui. Pastaruosius darbus atliko Rimantas. Keliamas  darbo tikslas yra įgyvendintas, visi iškelti darbo uždaviniai įvykdyti. Susipažinta su KU TRS darbo principais bei metodais, susijusias su dėstytojų bei studentų mainų programomis ir atlikta išsami jų analizė. Remiantis analize, suprojektuota ir realizavimui paruošta informacinė sistema „ErazmusSys".

Detalus darbų paskirstymas buvo atliktas Rimanto darbe, panaudojant „Microsoft Project" programą. Darbe taip pat panaudotos programos, padėjusios sukurti išsamų ir informatyvų projektą. Tai:  „Microsoft Visio" - suprojektuota dauguma darbe pateiktų diagramų, „Microsoft Office Access 2003" - realizuotas duomenų bazės projektinis modelis.

Literatūra

1.      http://ifko.ktu.lt/~stama/TelInfT/Tit05_00.ppt - Kauno technologijos universiteto  telekomunikacijų informacinių technologijų kurso svetainėje patalpinta S.Mciulevičiaus ,,PowerPoint"  skaidrė: „INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS IR SISTEMOS" 2004-2005m. (žiūrėta 2008 m. gegužė 6 d.).

2.      Denisov V. Tarptautinės "MOCURIS" magistrantūros studijų programos mokomoji priemonė "Sistemų inžinerija" (Systems Engineering). 4 dalys, 160 psl. "MOCURIS" teaching materials. Kompaktinė plokštelė V. VGTU, 2004.

3.      Denisov V. Systems Engineering. In: "Modern Curriculum in Information Systems at Master Level." (A. Caplinskas, O. Vasilecas (eds.)). pp. 75-78.Vilnius, Technika, 2004.

4.      Denisov V. Project Management. In: "Modern Curriculum in Information Systems at Master Level." (A. Caplinskas, O. Vasilecas (eds.)). pp. 126-129.Vilnius, Technika, 2004.

5.      http://www.objs.com/survey/lang.htm - tinklapių programavimo kalbos (žiūrėta 2008 m. gegužė 7 d.)

6.      http://www.phpfusion-lt.com/readarticle.php?article_id=37 valdymo sistema, padedanti greitai ir lengvai susikurti savo tinklapį (žiūrėta 2008 m. gegužė 7 d.).

7.      Antanas Seilius Firmos kūrimas ir valdymas. 1994, 344p. ISBN 9986-499-12-17

8.      Albertas Čaplinskas „Programų sistemų inžinerijos pagrindai I dalis" 1996 294p. Matematikos ir informatikos institucija Vilnius ISBN 9986-680-03-4

9.      Albertas Čaplinskas „Programų sistemų inžinerijos pagrindai II dalis" 1996 276p. Matematikos ir informatikos institucija Vilnius ISBN 9986-680-08-5

10.    Vitolis Sekliukis, Saulius Gudas, Gintautas Garšva „Informacijos sistemos ir duomenų bazės" Kauno Technologija 2003 337p. ISBN 9955-09-486-9

11.    http://rk.vgtu.lt/II_semestras/Paskaitu_medziaga/Tema_6_reliac_DB.pps ,,PowerPoint"  skaidrė Duomenų bazės (DB). Reliacinės DB (). (Žiūrėta 2008 m. gegužė 9 d.)

12.    http://www.leidykla.vu.lt/inetleid/inf-mok/10/str8.html Organizacijos veiklos modeliavimas valdomų procesų metodu (žiūrėta 2008 m. gegužė 9 d.)

13.    Europos komisijos finansuojamas leidinys „Tapk Erasmus studentu" 56p.

14.    Dalia Želvytė-Mockuvienė, Inga Pupinytė „Informacija Sokrate/Erasmus programos dėstytojams" 2005 16p.ISBN 9955-18-031-5

15.    Informacinis lankstinukas „Erasmus - lengviausias kelias į studijas užsienyje" Išleista pagal sutartį Nr. LLP-ERA-NAC-2007-LT-0004

16.    http://www.ku.lt/administracija/trs/ Klaipėdos universiteto TRS svetainė [žiūrėta 2008 m. gegužė 16 d.]

17.    Rimanto Labženčio rankraštinis bakalaurinis darbas „Dėstytojų tarptautinių mainų informacinės sistemos kūrimas" 2008 m.

18.    R. Paulikaičio baigiamasis bakalaurinis darbas „Klaipėdos Universiteto Tarptautinių ryšių skyriaus studentų mainų procesų analizė ir sistemos projektavimas" 2007m.

 19.   D. Sienkievič baigiamasis bakalaurinis darbas „Studentų tarptautinių mainų informacinės sistemos kūrimas".

Priedai

1.      „ErasmusSys" programos inicijavimo dokumentas „vizija"

Su darbu pridedama kompaktinė plokštelė, kurioje yra:

2. Šio darbo skaitmeninė versija, „Microsoft Word" dokumentas (Diplomas.doc)

3. Įvairios darbe pateiktos diagramos, sukurtos „Microsoft Visio 2007" (katalogas „Diagramos")

4. „ErasmusSys" programa (katalogas „Programa")

5. „ErasmusSys" duomenų bazės išrašas (katalogas „SQL")

6. Pilnas programos inicijavimo „Microsoft Word" dokumentas - vizija (failas „Vizija").

Priedas 1

Projekto inicijavimo dokumentas

4.                  Įvadas

Prieš bet kurio projekto kūrimą patartina inicijuoti būsimos programos bei jos sąsajos su vidiniais ir išoriniais įtakos objektais preliminarų dokumentą - viziją. Tai nėra įmonės vizija, o tiesiog bendriausių kuriamos sistemos savybių išdėstymas.

4.1              Tikslas

Šio dokumento tikslas yra rinkti, nagrinėti ir apibrėžti  ,,Erasmus" institucijos išvykstančių į komandiruotę dėstytojų duomenų bazės aukšto lygio poreikius ir ypatybes. Tai nukreipia į gebėjimus, reikalaujamus iš tarpininkų, ir planuotų vartotojų, ir kodėl šie poreikiai egzistuoja. Detalės, pagal tai, kaip duomenų bazė įvykdo šiuos poreikius, yra išdėstytos vartojamame atvejyje ir papildomuose patikslinimuose.

4.2              Apimtis

Projekto inicijavimo dokumentą sudaro 4 puslapiai, įtraukiant į juos svarbiausius kuriamos programos parametrus kaip jos savybes, išskirtines ypatybes, programinę realizacija ir kt.

5.                  Išdėstymas

5.1              Galimas verslas

Elektroninė duomenų bazė, kuriama, pasitelkiant į pagalbą naująsias technologijas, kaip internetą, kuris palengvina bendravimą tarp kliento ir pačios įmonės.

5.2              Problemos trumpas išdėstymas

5.3              Produkto padėties trumpas išdėstymas

6.                  Tarpininko ir vartotojo aprašymai

6.1              Rinkos demografiniai duomenys

Šio produkto veikla bus orientuota į dėstytojus, „Erasmus" institucijos pagalba vykstančius į komandiruotę, bei pačios įmonės darbuotojus, siekiant sutaupyti jų darbo laiko sąnaudas.

6.2              Apie vartotoją trumpai

7.                  Produkto bendras supratimas

7.1              Produkto perspektyva

Šis produktas kuriamas lygiagrečiai derinant visus kūrimo proceso veiksmus su programos užsakovo poreikiais, todėl jis savaime tampa paklausus, kadangi tai yra įrankis, reikalingas efektyviam įmonės darbui užtikrinti. Tai yra produktas su konkrečiu užsakovu.

7.2              Gebėjimų suvestinė

Sukurta programa suteiks galimybę kiekvienam dėstytojui, norinčiam išvykti į užsienį, galimybę užsiregistruoti interneto svetainėje ir, užpildžius pradinę informaciją nusiųsti savo prašymą „Erasmus" įmonei. Įmonės darbuotojai  galės priimti šiuos užsakymus, juos patvirtinti ar atmesti. Vienoje sistemoje bus galima užregistruoti visas išvykimo detales, kaip finansinė sutartis, gautas pažymas ir kt. Kad būtų galima pakelti įmonės darbuotojų darbo efektyvumą, kai kurias prieš išvykimą reikalingas formas bus galima pasiekti visiems registruotiems dėstytojams, kurie patys galės jas užpildyti ir atspausdinti. Duomenys taps saugesni, kadangi dingus atspausdintai ant popieriaus formos versijai, jos kopiją bet kada bus galima atspausdinti iš naujo.  Taigi duomenys taps mobilūs, lengvai redaguojami ir rūšiuojami. Be to automatinė ataskaitų rengimo sistema leis kokybiškai ir tiksliai įvertinti įmonės veiklos rezultatus.

7.3              Licenzija ir instaliavimas

Programa bus įdiegta MySQL serveryje, taigi priėjimą prie jos turės bet kuris vartotojas. Tačiau priėjimas prie konfidencialių duomenų bus duotas tiktai įmonės darbuotojams, registruojantis prie sistemos unikaliu slaptažodžiu. Įvedus teisingą slaptažodį bus leidžiama pasiekti, skaityti bei redaguoti įvairius duomenis. Jų saugumui bus skiriamas ypatingas dėmesys. Po programos sukūrimo jos licencija atitenka Klaipėdos universiteto Tarptautinių ryšių skyriui.

8.                  Produkto ypatybė

8.1              Programinė įranga, skirta klientui

Kiekvienas klientas (dėstytojas) registruojasi dviem būdais: 1. Savarankiškai siunčiant savo prašymo formą „Erasmus" institucijai. 2. Registraciją atliekant pačiame įmonėje.

8.2              Duomenų apdorojimo programa

Duomenys bus įvedami bei tikrinami programos užsakovės įmonės darbuotojų, pasitelkiant į pagalbą „ErasmusSys" programą kaip įrankį, atliekantį dalinį automatizuotą duomenų apdorojimo procesą.

8.3              Pirkimas-pardavimas

Visa finansinė veikla bus atliekama pagal įmonės vidaus veiklos politiką, skiriant išvykstantiems dėstytojams stipendijas iš kelių skirtingų fondų.

9.                  Apribojimai

Preliminariai manoma, jog kuriamai programai jokie apribojimai nebus taikomi.

10.             Kiti produkto reikalavimai

10.1          Taikomi standartai

Teisėtas FDA ir UCC susisiekimų standartas TCP/IP.

Paaukštinimo laikymosi standartas Windows.

Geros kokybės ir saugumo standartas  (ISO).

10.2          Sistemos reikalavimai

Interneto naršyklė (Opera, Explorer, Firefox ir kt.)

11.             Dokumentacijos reikalavimai

Visi dokumentai kuriami atsižvelgiant į jau įtvirtintus dokumentacijos principus.

11.1          Vartotojo vadovas

Planuojama kartu su programinės įrangos kodo kūrimu parašyti programos vedlį (help sistemą), kuri padės vartotojui greitai įsisavinti programos savybes. Jinai susidės iš programoje esančių interfeiso elementų paaiškinimo, žodynėlio sistemos. Dėl lako stokos programos vedlys gali būti pakeistas tiesioginiu įmonės darbuotojų apmokymu.

11.2          Instaliacijos orientyras

Programos kodas bus talpinamas į serverį, todėl vartotojui jos instaliuoti nereikės. Programa bus pasiekiama interneto naršyklių pagalba.